Für Freelancer, Vermittler & Unternehmen
Leistungsabnahme inklusive Rechnungsstellung. Automatisch. Transparent. Rechtssicher.
Zekanex automatisiert den Abnahmeprozess zwischen allen Parteien, unabhängig davon, wie komplex die Konstellation ist. Der Ablauf ist vollständig digital und jeder Schritt nachvollziehbar. E-Mail-Ketten und Excel-Mappen entfallen.
„Zekanex ist die Single Source of Truth für geleistete Arbeit und der vertrauenswürdige Verteiler in alle nachgelagerten Systeme."
Das Problem
Warum scheitert die Leistungsabnahme per E-Mail und Excel?
Drei Parteien teilen sich einen Prozess, und an jeder Übergabe entsteht Reibung. Das kostet Zeit, Geld und Nerven.
E-Mail-Ping-Pong
Leistungsnachweise wandern durch endlose CC-Ketten. Wer hat was wann bestätigt? Niemand weiß es genau.
Verzögerte Zahlungen
Freelancer warten Wochen auf ihr Geld, weil Freigaben in Posteingängen verschwinden oder vergessen werden.
Unklare Zuständigkeiten
Vermittler, Endkunde, Freelancer: Jeder zeigt auf den anderen. Eskalationen werden manuell und zu spät gehandhabt.
Keine Transparenz
Keine Partei sieht in Echtzeit, wo ein Leistungsnachweis gerade steckt. Status-Anfragen fressen wertvolle Arbeitszeit.
Excel-Mappen-Wüste
Viele Excel-Mappen, die konsolidiert, ausgewertet und im schlimmsten Fall auch noch hin und her kopiert werden müssen.
Keine rechtssicheren Unterschriften
Für die Unterschrift wird mal schnell eine Unterschrift aus dem Generator oder Paint kopiert.
Es gibt einen besseren Weg. → Zekanex
Vorteile
Warum Zekanex?
Die zentrale Plattform für den Leistungsabnahmeprozess inklusive Rechnungsstellung. Alle drei Parteien arbeiten auf einer gemeinsamen Basis.
Echtzeit-Statusübersicht
Alle Beteiligten sehen jederzeit, in welchem Schritt sich ein Leistungsnachweis befindet.
Digitale Freigabe mit einem Klick
Kein Login erforderlich. Endkunden geben Leistungsnachweise per sicherem Link frei. Die Freigabe ist rechtskonform und in Sekunden erledigt.
Automatische Eskalationen
Zekanex erinnert automatisch, eskaliert bei Verzögerungen und hält alle Parteien auf dem Laufenden.
Lückenloser Audit-Trail
Jeder Schritt, jede Freigabe, jede Ablehnung wird revisionssicher dokumentiert. Im Compliance-Audit und im Streitfall zählt genau das.
Multi-Tenant-Transparenz
Freelancer, Vermittler und Endkunde arbeiten auf einer Plattform, mit klaren Rollen und abgestimmten Sichtbarkeiten.
Export & Systemintegration
PDF-Export und CSV-Download sind in allen Tarifen enthalten. ERP- und Buchhaltungsintegration* auf Anfrage.
Im Detail
Der komplette Ablauf: Schritt für Schritt pro Rolle
Von der Zeiterfassung über Prüfung und Signatur bis zur Rechnung: Was in jeder der drei Rollen konkret passiert.
Freelancer
- Erfassen Sie Ihre geleisteten Stunden direkt digital. Die Zeiten stehen strukturiert und jederzeit abrufbar in einem System statt in Excel-Tabellen, die niemand mehr findet.
- Am Monatsende wird Ihr Leistungsnachweis automatisch erstellt und als PDF oder CSV exportiert. Beide Formate lesen Ihre bestehenden Tools direkt ein.
- Bevor Ihr Nachweis weitergeleitet wird, prüft das System ihn auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehler fallen damit auf, solange sie noch leicht zu korrigieren sind.
- Sie unterzeichnen Ihren Leistungsnachweis digital, rechtssicher und in Sekunden. Ausdrucken und Scannen entfallen.
- Mit einem einzigen Klick stellen Sie Ihren Nachweis zur Freigabe bereit. Personalvermittlung und Endkunde erhalten automatisch einen sicheren, personalisierten Link.
- Sobald der Endkunde bestätigt, wird Ihr Nachweis digital co-signiert und unveränderbar archiviert. Damit haben Sie jederzeit einen rechtssicheren Beleg Ihrer erbrachten Leistung.
- Ihre Rechnung wird automatisch auf Basis des freigegebenen Nachweises erstellt und versendet. Sie müssen dafür keine einzige Zelle anfassen.
Funktionen
Welche Funktionen deckt Zekanex ab?
Vom Leistungsnachweis bis zur Zahlung: durchgängig automatisiert und für alle Parteien transparent.
Echtzeit-Tracking für alle Parteien
Freelancer, Vermittler und Endkunde sehen denselben, aktuellen Status. Statusanfragen per E-Mail entfallen.
- Live-Status jedes Leistungsnachweises
- Kostenübersicht aller Projekte und Freelancer
- Automatische Benachrichtigungen
- Rollenbasierte Sichtbarkeit
Digitale Freigabe mit rechtssicherer Signatur
Endkunden geben Leistungsnachweise per sicherem Link frei, ohne sich zu registrieren. Wer ablehnt, kann den Grund direkt kommentieren.
- Freigabe per sicherem Link
- Kommentare & Ablehnungsgrund
- Erinnerung bei Inaktivität
Revisionssicherer Audit-Trail
Jede Aktion wird mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert. Vollständige Nachvollziehbarkeit für Compliance und interne Prüfungen.
- Vollständiges Aktivitätsprotokoll
- Export als PDF & CSV
- DSGVO-konform
Export & Distribution
Nach Freigabe stehen PDF- und CSV-Export in allen Tarifen bereit. ERP-, Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsintegration* auf Anfrage.
- PDF- & CSV-Export inklusive
- ERP-/Buchhaltungsintegration* auf Anfrage
- API-Zugang* auf Anfrage
So funktioniert's
Wie läuft die Leistungsabnahme mit Zekanex ab?
Vom Leistungsnachweis bis zur Zahlung: Zekanex führt alle drei Parteien durch einen strukturierten, digitalen Prozess ohne manuelle Schleifen.
Freelancer reicht Leistungsnachweis ein
Der Freelancer lädt seinen Leistungsnachweis direkt in Zekanex hoch. Das System prüft Vollständigkeit und benachrichtigt automatisch den Vermittler.
Vermittler prüft & leitet weiter
Die Personalvermittlung prüft den Leistungsnachweis, ergänzt bei Bedarf Vermerke und leitet ihn mit einem Klick an den Endkunden weiter.
Endkunde genehmigt digital
Der Endkunde erhält einen sicheren Link, sieht alle Details und gibt den Leistungsnachweis frei oder lehnt ihn mit Kommentar ab. Zekanex benachrichtigt alle Parteien sofort.
Zahlung & Export
Nach Genehmigung stehen PDF- und CSV-Export sofort bereit. Die automatische Verteilung in ERP- oder Buchhaltungssoftware ist auf Anfrage verfügbar.
Was Zekanex besonders macht: Alle drei Parteien sehen denselben Status, zur selben Zeit. Statt E-Mails und Rückfragen läuft ein strukturierter, revisionssicherer Prozess.
Für alle Beteiligten
Eine Plattform. Drei Perspektiven.
Zekanex ist für jede Partei im Leistungsabnahmeprozess inklusive Rechnungsstellung optimiert. Jede Rolle hat ihre eigene Ansicht und ihre eigenen Rechte.
Endlich schneller bezahlt
Kein Nachfragen mehr. Sie sehen jederzeit, wo Ihr Leistungsnachweis steht, und werden benachrichtigt, sobald eine Freigabe oder ein Kommentar vorliegt.
- Echtzeit-Status Ihrer Leistungsnachweise
- Automatische Benachrichtigung bei Freigabe
- Klares Feedback bei Ablehnung
- PDF-Download nach Genehmigung
Weniger Aufwand, mehr Kontrolle
Koordinieren Sie Dutzende Freelancer und deren Leistungsnachweise auf einer Plattform. Nichts geht in der E-Mail-Flut unter, und der Stand ist jederzeit abrufbar.
- Zentrale Übersicht aller Leistungsnachweise
- Automatische Weiterleitung an Endkunden
- Erinnerungen & Eskalations-Management
- Mandantenfähige Strukturen
Transparenz und Compliance
Genehmigen Sie Leistungsnachweise digital mit rechtssicherer Signatur. Vollständiges Audit-Trail für Revisionen, Compliance und interne Kontrolle.
- Freigabe mit rechtssicherer Signatur
- Lückenloses Aktivitätsprotokoll
- PDF- & CSV-Export inklusive
- DSGVO-konform & revisionssicher
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Zekanex.
Nein. Endkunden können Leistungsnachweise per sicherem Link freigeben, ganz ohne Registrierung oder Account. Nur Freelancer und Vermittler benötigen einen Zekanex-Account.
Bereit, den Freigabeprozess zu automatisieren?
Zekanex bringt Freelancer, Vermittler und Endkunden auf eine Plattform. Der Freigabeprozess läuft dort ohne E-Mail-Ketten und Excel-Mappen.
Vielen Dank! Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.